La importancia de la protección de la privacidad en las reuniones virtuales

La importancia de la protección de la privacidad en las reuniones virtuales

  • Cualquier empresa debe cumplir unas condiciones mínimas de seguridad en cada reunión online con sus empleados o clientes.
  • BALAÑÁ EGUÍA asesora sobre todos los aspectos relativos a la protección de la privacidad en el entorno empresarial, también para las reuniones virtuales.

Desde que la pandemia COVID-19 se instalase en nuestras vidas, allá por marzo del 2020, la forma de trabajo ha cambiado obligatoriamente en prácticamente todos los tipos de empresas.

El teletrabajo se ha hecho parte del día a día laboral y con ello las reuniones virtuales online, de las que una persona puede formar parte con el simple hecho de conectarse vía web o aplicación, sin apenas complicaciones. Pero no debemos olvidar que también en este tipo de reuniones, es necesarios adoptar medidas de seguridad para proteger nuestra privacidad, tal y como indica la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

No preparar la organización de reuniones virtuales teniendo en cuenta los riesgos de privacidad, puede facilitar la práctica de conductas desleales de los empleados asistentes, que además podrían complicarse en caso que esos empleados dejaran de serlo algún día.

Condiciones básicas de acceso y privacidad para las reuniones online

Tal y como indica la AEPD, es necesario tener en cuenta algunas condiciones básicas para que esas video-reuniones sean seguras:

  •  Es necesario que los empleados sigan las políticas establecidas por cada empresa para las reuniones online, incluyendo la utilización exclusiva del proveedor  que haya sido aprobado por la compañía.
  • En las reuniones con muchos asistentes, es conveniente que se designe un encargado para control de los mismos y de las cuestiones relativas a la privacidad y seguridad.
  • Hay que limitar y controlar la utilización de los códigos o enlaces de acceso, especialmente si se trata de una reunión de especial confidencialidad.
  • Es conveniente utilizar la llamada ‘sala de espera’ para poder ir admitiendo a los participantes.
  • La reunión no debe comenzar hasta que se una el anfitrión para que pueda controlarla.
  • Se recomienda habilitar la notificación que indica que los asistentes se unen a la reunión y pedir a cada asistente que se identifique cuando entre a la misma.
  • En caso de grabar la reunión, siempre debemos informar a todos los asistentes de la finalidad de la grabación, así como en qué momento exacto se inicia y cuando se detiene la grabación.

Además, se recomienda desactivar el micrófono y el video cuando no sea necesario y asegurarse de que la captura de video y audio no continúa cuando termina la reunión.

Aparte de esto, es recomendable usar una contraseña distinta para cada uno de esos encuentros online  de modo que se aporte una capa adicional de seguridad.

Por otro lado, hay que evitar compartir los enlaces de las reuniones en las redes sociales. El correo electrónico sigue siendo la forma más segura para enviar las invitaciones a este tipo de encuentros.

En caso que la empresa decida no grabar una reunión,  hay que tener en cuenta que estos encuentros virtuales crean metadatos. Por lo tanto, es indispensable proteger la dirección IP y la información importante de la empresa.

También hay que comprobar cómo el proveedor de servicios o aplicaciones que permiten este tipo de reuniones trata la información y asegurarse de que cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Es importante seguir estos consejos además de muchas otras medidas que ponen de manifiesto lo importante que es para una empresa la privacidad de sus datos y los de sus empleados en cada acción que hagan dentro de la empresa, que debe hacersesiempreactuando según el RGPD.

Los profesionales de BALAÑÁ EGUÍA, pueden asesorarle sobre este y otros asuntos  relativos a la aplicación de la normativa de Protección de Datos en la empresa.

Estamos a su disposición para cualquier tipo de información que requieran acerca de nuestros servicios.