protecció de dades

La importància de la protecció de la privacitat en les reunions virtuals

  • Qualsevol empresa ha de complir unes condicions mínimes de seguretat en cada reunió en línia amb els seus empleats o clients.
  • BALAÑÁ EGUÍA assessora sobre tots els aspectes relatius a la protecció de la privacitat en l’entorn empresarial, també per a les reunions virtuals.


Des que la pandèmia COVID-19 s’instal·lés en les nostres vides, allà per març del 2020, la forma de treball ha canviat obligatòriament en pràcticament tots els tipus d’empreses.

El teletreball s’ha fet part del dia a dia laboral i amb això les reunions virtuals en línia, de les quals una persona pot formar part amb el simple fet de connectar-se via web o aplicació, sense tot just complicacions. Però no hem d’oblidar que també en aquesta mena de reunions, és necessaris adoptar mesures de seguretat per a protegir la nostra privacitat, tal com indica l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).

No preparar l’organització de reunions virtuals tenint en compte els riscos de privacitat, pot facilitar la pràctica de conductes deslleials dels emprats assistents, que a més podrien complicar-se en cas que aquests empleats deixessin de ser-ho algun dia.

Condicions bàsiques d’accés i privacitat per a les reunions en línia

Tal com indica l’AEPD, és necessari tenir en compte algunes condicions bàsiques perquè aquestes vídeo-reunions siguin segures:

  • És necessari que els empleats segueixin les polítiques establertes per cada empresa per a les reunions en línia, incloent la utilització exclusiva del proveïdor que hagi estat aprovat per la companyia.
  • En les reunions amb molts assistents, és convenient que es designi un encarregat per a control dels mateixos i de les qüestions relatives a la privacitat i seguretat.
  • Cal limitar i controlar la utilització dels codis o enllaços d’accés, especialment si es tracta d’una reunió d’especial confidencialitat.
  • És convenient utilitzar l’anomenada ‘sala d’espera’ per a poder anar admetent als participants.
  • La reunió no ha de començar fins que s’uneixi l’amfitrió perquè pugui controlar-la.
  • Es recomana habilitar la notificació que indica que els assistents s’uneixen a la reunió i demanar a cada assistent que s’identifiqui quan entri a aquesta.
  • En cas de gravar la reunió, sempre hem d’informar a tots els assistents de la finalitat de l’enregistrament, així com en quin moment exacte s’inicia i quan es deté l’enregistrament.
  • A més, es recomana desactivar el micròfon i el vídeo quan no sigui necessari i assegurar-se que la captura de vídeo i àudio no continua quan acaba la reunió.

A part d’això, és recomanable usar una contrasenya diferent per a cadascun d’aquestes trobades en línia de manera que s’aporti una capa addicional de seguretat.

D’altra banda, cal evitar compartir els enllaços de les reunions en les xarxes socials. El correu electrònic continua sent la forma més segura per a enviar les invitacions a aquesta mena de trobades.

En cas que l’empresa decideixi no gravar una reunió, cal tenir en compte que aquestes trobades virtuals creen metadades. Per tant, és indispensable protegir l’adreça IP i la informació important de l’empresa.

També cal comprovar com el proveïdor de serveis o aplicacions que permeten aquest tipus de reunions tracta la informació i assegurar-se que compleix amb el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD)

És important seguir aquests consells a més de moltes altres mesures que posen de manifest l’important que és per a una empresa la privacitat de les seves dades i els dels seus empleats en cada acció que facin dins de l’empresa, que deu *hacersesiempreactuando segons el RGPD.

Els professionals de BALAÑÁ EGUÍA, poden assessorar-lo sobre aquest i altres assumptes relatius a l’aplicació de la normativa de Protecció de Dades en l’empresa.

Estem a la seva disposició per a qualsevol mena d’informació que requereixin sobre els nostres serveis.